Čo všetko obsahuje správny timemanagement?

správny timemanagement

Efektivita, produktivita, timemanagement… Trendové slová dnešnej generácie. Koľko krát sa vám však stáva, že ani poriadne neviete, čo by mala obsahovať dobrá produktivita, z čoho by mal byť poskladaný správny timemanagement?

Vedieť si správne, a predovšetkým efektívne rozplánovať svoj čas – to naozaj nevie každý. Pomaly ale isto sa z toho stáva akési umenie, ktorému by sme sa mali naučiť.

Kto však túto náročnú disciplínu zvládne, má totiž možnosť konečne pracovať naplno a bez časových strát.

Dokážete to?

Správny timemanagement

Možno sa pýtate: „Čo to ten time management vlastne je?

Nebudem vás zaťažovať presnými definíciami, ale vysvetliť by sme si to mohli nasledovne: Manažment času, alebo tiež riadenie času (z anglického výrazu time management) je disciplína, ktorá sa zaoberá riadením jedného zo základných ekonomických zdrojov organizácie, ľudskou činnosťou z časového hľadiska (teda organizáciou času).

Základom riadenia času je potreba presne si zadefinovať ciele a priority, časový manažment teda môžeme označiť aj ako súbor psychologických poznatkov, vďaka ktorým si vieme presne určiť priority a zadeliť čas.

 

Ako nám pomôžu priority dosiahnuť, aby sme mali správny timemanagement?

Priority nám určujú, čo je dôležité pre splnenie cieľov a čo menej dôležité (až nedôležité), čo je naliehavé pre plnenie cieľov a čo nie je naliehavé.

Na základe určenia priorít dôležitosti a naliehavosti vzniknú štyri časové kvadranty, podľa ktorých vieme určiť z celkového objemu času, ktorý máme pre splnenie cieľov, čo je:

  • najnaliehavejšie a najdôležitejšie (1.kvadrant),
  • dôležité a menej naliehavé (2.časový kvadrant),
  • naliehavé a menej dôležité (3.časový kvadrant)
  • nenaliehavé a nedôležité pre plnenie cieľov (4.kvadrant).

Neverili by ste, no práve vďaka tomuto rozdeleniu na štyri „kôpky“ (kvadranty) vieme usporiadať činnosti z časového hľadiska tak, aby sme stihli všetko, čo stihnúť máme. To ostatné skrátka počká. 

Takýto princíp sa volá Eisenhowerova metóda. Ďalšiu, veľmi šikovnú metódu opisuje v jednej zo svojich kníh aj Brian Tracy.

Podľa neho si človek rozdeľuje svoje úlohy do 4 skupín (A,B,C,D) a robí to každý deň:

– musím to urobiť dnes, ako prvé

– musím to urobiť, ale nevadí, keď to neurobím ako prvé

– oddelegujem

D – vôbec nevadí, keď ich neurobím – v najbližšej dobe.

Tento princíp je však určený hlavne pre podnikateľov, ktorí majú tú možnosť delegovať. Ak také úlohy nemávate, kľudne skupinu C vyškrtnite zo svojho plánu.

Podľa Tracyho je dôležitou časťou, aby sme mali správny timemanagement, odpútanie sa od vyrušovačov.

Správny timemanagement proti stresu

V súčasnosti je vypracovaný model štvrtej generácie manažmentu času. Úlohou tohto modelu je odstraňovanie stresu, ktorý príliš pracovným výkonom nepomáha, skôr naopak.

Hoci sa niekedy môže zdať, že práve stres vie slušne nakopnúť, je to len krátkodobá záležitosť, keďže pracovať dlhodobo pod stresom a prehnaným tlakom sa jednoducho nedá. Nie efektívne.

 

Existujú rôzne prístupy, pomocou ktorých môže manažér zistiť, na aké činnosti míňa svoj pracovný čas. A či to robí správne alebo svojím časom zbytočne plytvá.
Medzi ne patria napríklad:

  • Autosnímka pracovného dňa (podľa M. Crkovskej a S. Váchu) – ide o jednoduchý formulár, do ktorého si manažér zapisuje každú činnosť vykonanú počas dňa. Takúto autosnímku je dobré si robiť aspoň 10 dní, pričom každá činnosť by mala byť upresnená – odkedy – dokedy bola vykonávaná, koľko minút trvala, jej naliehavosť a dôležitosť, impulz (kto ma k nej viedol) a ďalšie ostatné poznámky (napr. forma, periodicita…) Na konci pracovného dňa je dobré jednotlivé činnosti spočítať a tiež vyrátať, koľko času sme na ne „spotrebovali“. Za sledované obdobie tak budeme mať detailnú predstavu o tom, ako míňame svoj čas.

 

  • Sledovanie času (podľa M.Haynesovej) – rovnako tak sa odporúča sledovať spotrebu času a zapisovať to do formulára, no tento je o dosť zjednodušený. Do stĺpca je treba zapísať jednotlivé činnosti, ktoré manažér počas dňa vykoná, do ďalších stĺpcov sa potom zapíšu časové intervaly (1-5 minút, 6-10 minút až po posledný, v ktorom bude nad 30 minút). Odporúčaná doba na zachytávanie údajov o spotrebe času je podľa autorky minimálne 1 až 2 týždne. Po tomto období si môžete vypočítať, koľko percent zo svojho času miniete na ktorú činnosť, na základe čoho si určíte, ktoré obmedzíte a ktorým budete naopak venovať viac času.

 

  • Denné záznamy spotreby času (podľa Aleca Mackenzie) – tu sa odporúča robiť si záznamy každých 15 minút, pričom by mali obsahovať čas, činnosť, prioritu (od najdôležitejšieho až po stratený čas) a poznámky. Na začiatku každého dňa si je dobré vytýčiť niekoľko najdôležitejších cieľov a počas dňa si ku každému zaznamenať, kedy bol splnený. Po skončení pracovného dňa autor odporúča položiť si otázky ako:
    Zlepšilo stanovenie cieľov efektívnosť mojej práce?
    Do akej miery sa mi podarilo splniť jednotlivé ciele?
    Kto/čo ma počas dňa najviac vyrušoval? A prečo?

 

I keď je vedenie takýchto záznamov pomerne náročné, jeho výhodou je zamyslenie sa nad vlastnou prácou, čo pomáha predovšetkým vrcholovým pracovníkom pracovať efektívnejšie.

Ďalšie dôležité veci, ktoré pomáhajú budovať správny timemanagement

Dôležitou súčasťou time managementu (manažmentu času) je tiež uvedomenie si, ktoré činnosti nás v práci oberajú najviac o čas.

Na základe celosvetového výskumu sa ukazuje, že je to týchto 5 zlodejov času:
1. vyrušenia telefónom
2. neočakávaní návštevníci
3. porady (plánované aj neplánované)
4. krízy
5. neexistencia cieľov, priorít a jasných termínov

O náš drahocenný pracovný čas nás však okrádajú aj iné veci, najmä:

    • nedostatok sebadisciplíny, časté vyrušovanie a odkladanie nepríjemných úloh na neskôr
    • „otvorené dvere” umožňujúce komukoľvek a kedykoľvek za nami prísť
    • „rozdrobená“ práca do rôzneho času

Je vám to všetko akési povedomé?

To nič.

Uvedomiť si, že niekde robíte chybu, že strácate svoj čas, je prvý, veľmi dôležitý krok na ceste k vyriešeniu tohto problému. Ak však neviete, čo a ako ďalej, možno vám pomôže odborník na efektivitu práce a predaje, skvelý rečník a autor desiatok motivujúcich kníh – Brian Tracy.

Stačí, ak si kliknete na jeho obrázok pod článkom a stiahnete si ebook 🙂

PS: V prípade, že máte aj vy nedochvíľnych kamarátov, zdieľajte im článok, aby sa naučili techniky správneho timemenagementu.

Štítky: