Stretávame sa s významnými osobnosťami

 

Vedúci predstavitelia najvyšších úradov, zastupiteľských orgánov a justície sú súhrnne označovaní ako ústavní činitelia. Ide o osoby vymenované v ústave: prezident republiky, členovia vlády, Senátu, Poslaneckej snemovne, Ústavného súdu atď. Medzi VIP (very important person) však patria aj ďalšie osobnosti. Niektoré požívajú u verejnosti vážnosť z titulu svojej funkcie (veľvyslanci, bývalí prezidenti a premiéri, špičkoví manažéri veľkých firiem), iné preto, že sú niečím zaujímavé pre médiá (herci, modelky, televízni moderátori, kráľovné krásy), tie označujeme ako celebrity. Ak sa budeme pohybovať na tejto úrovni, nebudeme musieť riešiť, kto je spoločensky významnejší – budú to samozrejme VIP. Postavenie VIP je v každom kultúrnom okruhu iné. Britského následníka trónu alebo dánsku princeznú nerozlíšime od bežných občanov, kým k thajskému kráľovi aj premiér pristupuje kolenačky.

Ideme na akciu s účasťou VIP

Ak sme pozvaní na akciu, ktorú organizuje ústavný činiteľ, preštudujeme si pozvánku dvojnásobne dôkladne, aby sme neurobili zbytočnú chybu. Na pozvánku odpovieme okamžite podľa pokynu R.S.V.P., najneskôr do troch dní. Všimneme si, o ktorej sa akcia začína, kadiaľ sa vchádza do sály, či sme pozvaní sami, alebo so sprievodom, kto je najvýznamnejší hosť, aký je predpísaný odev. Dress code musíme nevyhnutne dodržať, aj keby sme si mali smoking alebo veľkú večernú požičať. Naopak, ak bude predpísaný čierny oblek, nemôžeme si obliecť smoking, pretože by sme boli oblečení lepšie ako minister či prezident, a to sa neodpúšťa. Nebudeme sa snažiť byť originálni, radšej uprednostníme konvenčné oblečenie, účes, doplnky, líčenie, parfum. Na pozvánke môžeme nájsť pokyn décorations, nositelia štátnych vyznamenaní si môžu zobrať svoje miniatúry, stužky alebo rozety. Ak si nie sme istí, ako ich správne použiť, protokol ústavnej inštitúcie, ktorá nás pozýva, nám poradí.

Prichádzame načas a dbáme aj na maličkosti – na správne podanie ruky, predstavenie seba a svojho partnera, držanie pohára za stopku, zapnutie saka a pod. Chceme predsa zanechať priaznivý dojem a byť pozvaní aj nabudúce, však?

 

Ako osloviť ministra

Ak sa na recepcii alebo na inej spoločenskej akcii stretneme s ministrom alebo prezidentom, zvyčajne váhame, či ich môžeme osloviť. Osloviť môžeme každého, ak to urobíme taktne a slušne. Ako na to? Určite sa nezamiešame do rozhovoru dvoch ministrov, aby kvôli nám museli prerušiť svoj rozhovor. Najskôr sa postavíme do zorného uhla osoby, ktorú chceme osloviť, asi vo vzdialenosti troch až štyroch metrov, a pohľadom alebo nenápadným gestom sa snažíme upútať jej pozornosť. Minister má na výber: ak je debata čisto formálna a spoločenská, môže povedať kolegovi: „Ospravedlníte ma? Uvidíme sa neskôr“, a otočí sa k nám s otázkou v očiach. Potom je na nás, aby sme pristúpili, pozdravili, predstavili najskôr seba, potom svoju partnerku a povedali ministrovi, čo nás za ním privádza. Minister nám potom podá ruku.

Ak bude rozhovor dvoch ústavných činiteľov veľmi dôležitý a minister ho nebude môcť prerušiť, dá nám gestom, očami alebo verbálne najavo, že o nás vie a ráta s nami. Odstúpime tak, aby sme nevyvolali podozrenie, že odpočúvame prebiehajúci rozhovor, a trpezlivo čakáme. Minister má ešte jednu možnosť: ak je jeho rozhovor príliš dôležitý na to, aby ho kvôli nám ukončil, otočí sa k nám a povie: „Ospravedlňte ma, prosím, o desať minút vám budem k dispozícii.“ My si zatiaľ zájdeme po drink a nezabudneme byť o deväť minút na rovnakom mieste.

Ak sme sa s dotyčnou osobou niekedy v minulosti stretli, nebudeme si namýšľať, že si nás musí pamätať. Radšej sa predstavíme znova a hneď pripomenieme, kde sme sa už videli. V žiadnom prípade nebudeme celebritu skúšať, aby si spomenula, kde to bolo. Nám zostal mimoriadny zážitok, ale pre celebritu to bola jedna zo stoviek epizód v jej hviezdnom živote.

      Prezident ani Karel Gott sa nepredstavujú, ostatní sa predstavujú im. Predpokladá sa, že VIP a celebrity každý pozná. Ak niekoho zoznamujeme s ministrom, ostaneme iba pri jednostrannom predstavení. Ruku podáva vždy VIP – minister či prezident podáva ruku žene aj staršiemu mužovi.

Ako oslovujeme VIP? Kedysi sme v spoločenskom styku často počuli oslovenie Excelencia či Vaša Excelencia. Oslovovali sa tak najvyšší ústavní činitelia a veľvyslanci. Vo výnimočných prípadoch sa tieto archaické oslovenia používajú aj dnes, rozhodne vždy pri styku s predstaviteľmi monarchií.

Vaše Veličenstvo – kráľ

Vaša Výsosť – vojvoda

Vaša kráľovská Výsosť – princ alebo veľkovojvoda či iný člen kráľovskej rodiny

Vaše cisárske Veličenstvo – cisár

Vaša Eminencia – kardinál

Vaša Svätosť – pápež alebo tibetský dalajláma

Vaša Magnificencia – rektor vysokej školy

Spectabilis – dekan fakulty

Vaša Excelencia – prezident, premiér, minister zahraničných vecí, veľvyslanec

S výnimkou členov kráľovských rodín oslovujeme dnes všetkých hodnostárov civilnými označeniami funkcie: pán prezident, pán veľvyslanec, pán dekan, pán kardinál. V rozhovore s korunovanými hlavami nepoužívame opakovane kráľovský titul, stačí raz a potom oslovujeme výrazmi „madam“ alebo „sir“. Kráľovnám a princeznám ruku nebozkávame, iba ju jemne stisneme. Pozeráme sa im pritom s úsmevom do očí, dámy sa ohnú mierne v kolenách (známy pukerlík), muži sa uklonia.

Pri konverzácii dbáme na to, aby sme sa VIP nedotkli, a to ani fyzicky. Je to vrcholne netaktné, napokon sú to chránené osoby. Zbytočnými dotykmi by sme mohli upútať pozornosť ochranky. Nie je vhodné zabrať VIP iba pre seba, aj keby jej bol rozhovor s nami príjemný. Pamätajme na pravidlo small talk – zopár minút rozhovoru a VIP prenecháme ďalším účastníkom akcie.

 

Ideme do sídla VIP

Ak sme dostali pozvanie do sídla ústavného činiteľa, protokol s nami zvyčajne dohodne čas príchodu (min. 15 minút skôr), miesto príchodu a miesto na zaparkovanie. Tmavý oblek uprednostníme aj v prípade dennej návštevy, k nemu svetlú jednofarebnú košeľu, kravatu s nenápadným vzorom, čierne šnurovacie topánky a čierne ponožky. Pred odchodom z domu si skontrolujeme vrecká, aby sme pri prechode bezpečnostným rámom neznepokojili pracovníkov ochranky. Po príchode sa nás ujme pracovník protokolu alebo sekretariátu a uvedie nás do miestnosti pred prijímacím salónom, kde budeme čakať, kým nás ústavný činiteľ pozve ďalej. nie je možné konať svojvoľne a priviesť so sebou manželku alebo dcéru, aby aj oni „zblízka“ videli napríklad pána prezidenta. Protokol by ich počas našej audiencie aj tak nechal čakať v predizbe a môžeme si byť istí, že ešte dlho by si o nás na Hrade šuškali túto veselú príhodu. Doma platí, že návštevu začína hostiteľ a končí hosť, ale v tomto prípade stretnutie ukončí protokol presne podľa programu. Ak dostaneme k dispozícii pätnásť minút, nerátajme s tým, že audienciu pretiahneme na pol hodiny, radšej si svoju tému pripravíme tak, aby sme za pätnásť minút stihli povedať všetko, čo potrebujeme. Na náznak, že prichádza lúčenie, reagujeme okamžite. Ruku nám opäť podáva hostiteľ.

 

VIP bude naším hosťom

      Ak očakávame návštevu VIP v našej inštitúcii (napr. v úrade alebo firme), začneme s prípravami s dostatočným predstihom. Musíme myslieť na desiatky maličkostí, ktoré nesmieme zanedbať či už z hľadiska protokolárneho, organizačného, alebo bezpečnostného. Medzi významné návštevy patria návštevy prezidenta republiky, členov vlády, veľvyslancov, členov výborov Poslaneckej snemovne a Senátu, zahraničných delegácií a pod.

 

Pripravujeme návštevu

Program by sme mali pripraviť a prekonzultovať s kanceláriou ústavného činiteľa, sekretariátom ministra či veľvyslanca alebo manažérom celebrity. Najprv si zistíme, aký má VIP časový harmonogram, koľko osôb ju bude sprevádzať, akým jazykom hovorí, aké má želania, čo je pri tejto návšteve celkom vylúčené a pod.

 

Na čo nesmieme zabudnúť

Väčšinou ide o chránenú osobu, ochranku bude preto zaujímať miesto na zaparkovanie kolóny vozidiel, trasa pohybu po inštitúcii, revízie výťahov, únikové východy a ďalšie detaily. S protokolom ústavného činiteľa dohodneme zasadací poriadok na rokovaní alebo obede, vhodné občerstvenie a spôsob obsluhy, zoznamy pozvaných hostí, pozvánky so spresnenými detailmi (dress code), ubytovanie.

Budeme musieť pripraviť miestnosť na rokovanie, kvetinovú výzdobu, zostaviť zoznam osôb, ktoré sa zúčastnia na rokovaní, prípadne na iných častiach programu, a my ich VIP chceme predstaviť, treba sa postarať o manželku VIP a jej samostatný program i sprievod, a všetko to zosynchronizovať. V budove, kde VIP prijmeme a kde sa bude konať rokovanie, skontrolujeme aj toalety – ich prístupnosť a čistotu. Zvážime vhodný výber a správne odovzdanie darov. Vždy uprednostním dary regionálneho charakteru: pre zahraničných hostí sklo, CD s klasikou domácich autorov, keramiku, porcelán, výtvarné umelecké predmety, pre domácich hostí dary vymedzíme ešte užšie, regionálnejšie. Ak to neurobí sekretariát VIP (asi sa spoľahne na naše odporúčanie), včas rezervujeme miesta v hoteli, objednáme reštauráciu alebo sálu na banket, nezabudneme ani na firmu, ktorá sa počas tlačovej konferencie postará o ozvučenie v sále. Dobre si premyslíme aj poznávací program pre návštevu: koncert, prehliadku múzea, botanickej záhrady, skanzenu, miestnych pamiatok; všade zabezpečíme sprievodcu a overíme si, či bude v konkrétny deň otvorené. Všetky možnosti ponúkneme sekretariátu VIP a počkáme, čo si vyberie.

Prezident Havel navštívil počas poznávacej cesty po severnej Morave osadu Bílá v Beskydách. V miestnej reštaurácii sa malo konať stretnutie so starostami okolitých obcí, predstaviteľmi lesnej správy a s ďalšími regionálnymi funkcionármi. Aké bolo naše prekvapenie, keď sme po príchode k reštaurácii zistili, že je zatvorené. Postávali sme pred ňou a čakali, kým starosta nájde prevádzkara a prehovorí ho, aby nám svoj podnik otvoril.

 

Ideálnym výsledkom všetkých príprav je vytlačený program návštevy v podobe presného časového a miestneho scenára, tzv. minútovník. Mapuje návštevu VIP v našom regióne podľa presného časového rozpisu, a tak máme prehľad, kde sa VIP v tom ktorom momente nachádza, s kým rokuje a čo robí. Nechýbajú v ňom zoznamy účastníkov, dôležité adresy a telefónne čísla, nákresy a plániky. Minútovník má malé rozmery, zmestí sa do vrecka či kabelky, aby bol stále poruke. Dostanú ho všetci zainteresovaní účastníci, čím sa zabezpečí čo najlepšia koordinácia všetkých organizátorov návštevy VIP.

Oboznámime sa s hierarchiou protokolárneho poradia účastníkov návštevy: ústavného činiteľa bude sprevádzať vedúci jeho kancelárie, poslanec alebo senátor, veľvyslanca zas radca, tajomník alebo atašé zastupiteľského úradu atď. Prejaví sa to napríklad pri vítaní, v zasadacom poriadku rokovania, pri obede atď. Platí pravidlo, že volená funkcia je vždy vyššia ako funkcia menovaná.

Ako príklad poslúži poradie najvýznamnejších ústavných činiteľov: na prvom mieste je prezident republiky, nasleduje predseda Senátu, predseda Poslaneckej snemovne a predseda vlády. Predseda vyššieho územného celku má vysokú protokolárnu pozíciu, lebo je volený orgánom samosprávy, člen rady je viac ako člen zastupiteľstva, volení funkcionári majú vyššie pozície ako menovaní predstavitelia úradov. Veľvyslanec je priamy zmocnenec hlavy štátu, podľa diplomatických dohôd má rôzne výsady, vrátane diplomatickej imunity, a preto má vysoké protokolárne postavenie.

 

      Na počesť významnej zahraničnej návštevy môžeme vyvesiť štátne vlajky. Ak sa česká (slovenská) štátna vlajka vyvesuje súčasne s vlajkami iných štátov, pri vyvesení dvoch štátnych vlajok bude z čelného pohľadu na budovu vždy vľavo, pri vyvesení nepárneho počtu štátnych vlajok uprostred a pri vyvesení párneho počtu štátnych vlajok v prostrednej dvojici vpravo. Pri vodorovnom umiestnení smeruje modrý trojuholník doprava a biela farba je hore, pri zvislom umiestnení je biela farba vľavo a modrý trojuholník smeruje dolu. Vlajky môžeme vyvesiť na budove úradu, kde sa budú konať rokovania, na stožiaroch pred sídlom hostiteľa, kde bude hosť ubytovaný.

Ako je to s používaním znaku a loga mesta? Používanie znaku upravuje zákon č. 128/2000 Z. z. o obciach Znak môže používať mesto alebo ním zriadené či založené organizačné zložky a právnické osoby. Iné subjekty môžu používať znak mesta iba so súhlasom mestskej rady. To je v podstate všetko,, čo zákon o obciach uvádza. Na znak alebo vlajku mesta sa nevzťahujú také prísne predpisy ako na štátne symboly, ktoré stanovuje zákon č. 3/1993 Z. z. Znak mesta preto možno používať voľne. Logo nie je zákonom upravený symbol, je to skôr marketingový prostriedok na zviditeľnenie mesta, používa sa na webových stránkach, listových papieroch, spomienkových predmetoch a pod. Dá sa povedať, že supluje znak mesta, je jeho marketingovým, zákonom neupraveným variantom. Spoločné používanie znaku a loga je preto zdvojením toho istého, ide o nadbytočné vyjadrenie jedného predmetu.

 

VIP prichádza

K návšteve sme pozorní a ohľaduplní, program návštevy VIP by nemal predpokladať, že ústavný činiteľ alebo člen kráľovskej rodiny sa oboznámi so všetkým, čo o našej inštitúcii a jej histórii vieme my sami. Nemusí vidieť všetky exponáty v našom múzeu (stačia tri najzaujímavejšie, potom si ich azda aj zapamätá), všetky detaily výroby v našej forme (stačí stručne opísať finálny produkt), detský zbor našej školy nemusí zaspievať všetkých 30 piesní zo svojho repertoáru (stačia dve, tretia začne nudiť a pri piatej by už návšteva najradšej odišla). Rešpektujeme pokyny protokolu a dodržiavame časový harmonogram, aby VIP splnila záväzky aj voči iným hostiteľom, nielen voči nám.

Hlavného hosťa a a jeho manželku privítame kyticou kvetov. Zahraničného hosťa vždy poteší, ak budú farby kytice pripomínať národné farby krajiny, z ktorej pochádza. Manželka ústavného činiteľa počas rokovania zvyčajne navštívi nejakú charitatívnu organizáciu, detský domov či domov dôchodcov, prírodnú zaujímavosť alebo firmu podnikajúcu v oblasti spotrebného priemyslu (výroba porcelánu, textilu, hračiek, zdravotníckeho materiálu). Ak sa pripravujeme na návštevu charitatívnej organizácie, nezabudnime vopred dohodnúť a pripraviť darčeky pre klientov domova. Myslíme aj na separátny program skupiny novinárov, mediálne pokrývajúcich návštevu.

Ak sa hosť zúčastňuje na akcii s účasťou ďalších hodnostárov, musíme vedieť poradie, v akom ich postupne budeme vítať. Menovite stačí privítať iba hlavného hosťa a ostatných zahrnúť do všeobecného pozdravu: „Vážený pán minister, dámy a páni.“

Pokiaľ ide o poradie štyroch najvyšších ústavných činiteľov, tam je situácia jasná. Ďalší sa radia podľa významu: ústavní činitelia sú najvyššie, nasledujú veľvyslanci ako zmocnenci hláv štátov, predsedovia VÚC, štátni úradníci z ministerstiev a krajských či mestských úradov, ďalšie inštitúcie ako univerzity, spolky, firmy, mimovládny sektor a nakoniec „domáci“. Tituly v tomto prípade nepoužívame, stačí iba funkcia, krstné meno a priezvisko.

Vopred si overme výslovnosť mien a ich skloňovanie, najmä v prípade cudzincov. Keď zvažujeme, koho menovite privítať, nezabudnime na pravidlo, že čím viac hodnostárov vymenujeme, tým viac bude urazených, na ktorých sa už nedostalo. Ak pozdravíme hlavného hosťa a ostatných zahrnieme do množiny „dámy a páni“, vyhneme sa tak neriešiteľnej úlohe, kde s vymenovávaním hodnostárov skončiť.

 

Rokovanie s VIP

V prípade, že súčasťou návštevy VIP je aj rokovanie, pripravíme najskôr zasadací poriadok. Vopred sa rozhodneme, kde budeme sedieť. Sedieť môžeme pri stole i pri konferenčnom stolíku, na pohovke, v kreslách. Najčestnejšie miesto pre hosťa je na veľkej pohovke vpravo od hostiteľa. Takto sedávajú hlavy štátov, veľvyslanci, ministri. Nie je to príliš pohodlné, ale o pohodlie v spoločenskom styku nejde. Káva sa kladie na malý príručný stolík, ktorý má každý člen delegácie vedľa seba. Vedúci delegácie nemôže používať poznámky, iba vo veľmi obmedzenej miere. Ostatní členovia delegácií sedia v kreslách alebo na stoličkách v rade vedľa pohovky, vždy na strane svojho vedúceho delegácie. Ďalší variant je konferenčný stolík s kreslami. Vytvára pocit neoficiálneho stretnutia, aj keď ani v kresle si nemôžeme urobiť pohodlie ako doma. Sedíme uvoľnene, ale vzpriamene, môžeme si prehodiť nohu cez nohu, ale s mierou (topánka prehodenej nohy siaha najviac do polovice lýtka druhej nohy). Servírovací stolík na kávu môžeme využiť i na poznámky. Celkom oficiálnu formu má usadenie delegácií za rokovací stôl. Vyberieme kritériá, podľa ktorých určíme čestnú stranu stola. Hostí posadíme chrbtom k stene, čelom k oknám, alebo čelom k vstupným dverám, podľa toho, aká je konfigurácia miestnosti a nábytku. Hlavný hosť sedí oproti hostiteľovi, najvýznamnejší členovia delegácií po ich praviciach, tlmočníci po ľaviciach, ďalší členovia delegácií potom striedavo vpravo a vľavo podľa klesajúcej významnosti. Ak ide o zahraničného hosťa, na stôl položíme vlajočku (kladú sa vždy k pravej ruke hlavného predstaviteľa), miesta označíme menovkami bez titulov a funkcií, iba s menom a priezviskom, prípadne s označením Mr. a Mrs. Ak hostiteľ a hosť sedia vedľa seba, hosť sedí po hostiteľovej pravej ruke.

Občerstvenie na stôl naaranžujeme pred príchodom delegácie. Voda (vždy nesýtená) je v trojdecových fľašiach (uprednostňujeme sklo), vedľa leží otvárač a po pravej strane poháre. Ak podávame ovocie, nesmieme zabudnúť na dezertné taniere, nože a obrúsky, prípadne na finger-bowl. Ovocie radšej naporciujeme, alebo podávame také, ktoré sa nemusí zložito upravovať; nikto si počas rokovania nebude šúpať pomaranč. Hrozno musíme nastrihať na malé strapce, aby si hosť mohol menší kus položiť na svoj dezertný tanierik, jeden veľký strapec je iba dekorácia, nikto si ho celý nezoberie, a vychovaný človek z neho ani neotrháva bobule. Taká misa väčšinou iba zdobí stôl. Ku kockovému cukru podávame klieštiky, k sypanému lyžičku. Na stole sú aj kanvice s mliekom, malé tanieriky na odloženie vrecúšok od čaju, malé obrúsky. Ak chceme k čaju ponúknuť citrón, nakrájame ho na kolieska, položíme na samostatný tanierik a vedľa položíme malú vidličku. Vždy si detailne predstavíme, ako bude hosť postupovať, keď si bude chcieť zobrať akúkoľvek maličkosť. Vyskúšame si, ako ďaleko ju má od seba, čím si ju chytí, na čo ju položí, ako ju bude jesť a čím si utrie prsty a ústa. Cez deň nepodávame alkohol. Ak vítame zahraničnú delegáciu, vždy sa poučíme o zvyklostiach danej krajiny, aby sme rešpektovali jej špecifickú mentalitu.

Môže ísť o rozdiely v stravovaní, ale tiež o odlišný prístup k rokovaniam. Predovšetkým Arabi a Japonci si potrpia na obradný a dlhý úvod, počas ktorého sa hovorí o zdvorilostných témach, a bolo by nevhodné hneď hovoriť o obchodných záležitostiach. Pamätáme aj na tlmočníka. Pri významných návštevách, politických a obchodných rokovaniach sa pri jeho výbere spoľahneme na odporúčanie ministerstva zahraničných vecí, najmä ak by mohlo ísť o strategickú zákazku, kde potrebnú osobu preverili podľa zákona o utajovaných skutočnostiach. Tlmočníkovi musíme poskytnúť všetky materiály, ktoré budú predmetom rokovania, aby sa oboznámil s terminológiou, uvedomil si pojmové úskalia pri prekladaní do druhého jazyka, pochopil problematiku, o ktorej sa bude hovoriť. Vopred by mal mať k dispozícii texty všetkých prejavov, prípitkov, ako aj zoznamy účastníkov, aby si pripravil presné formulácie, naučil sa správnu výslovnosť mien. Na veľkých konferenciách s účasťou mnohých osôb sa tlmočí simultánne (súbežne), čo znamená, že každý účastník má slúchadlá a počúva tlmočníka, sediaceho v kabínke. Pri rozhovoroch a rokovaniach delegácií sa tlmočí konzekutívne (následne). Ak chceme, aby tlmočník prekladal čo najpresnejšie, berieme naň stále ohľad, nepoužívame zložité súvetia, zriedkavé výrazy a nezvyčajné slovné spojenia a svoje prehovory rozdeľujeme na pasáže. Pamäťová kapacita každého z nich je iná, a čím väčší blok nášho prehovoru musia tlmočiť, tým vyššie je riziko zjednodušenia a nepresností. Aj keby sme svoju reč radi predniesli naraz, aby sme si neprerušovali tok myšlienok, musíme sa ovládnuť a po piatich súvetiach musíme dať tlmočníkovi príležitosť pasáž preložiť, potom môžeme pokračovať. Táto zdanlivá nevýhoda však má aj svoje výhody. Použitie tlmočníka pri diplomatickom alebo obchodnom rokovaní dáva obom hlavným vyjednávačom príležitosť lepšie si premyslieť svoje argumenty, presnejšie formulovať, rozmyslieť si počas tlmočníkovho vstupu, ako reagovať na stanovisko protistrany.

Na štátnej návšteve USA v rokoch Clintonovej éry čakal prezidenta Havla aj rozhovor s viceprezidentom Al Gorom. Rokovali spolu prvýkrát a Al Gore nebol zvyknutý na prezidentovu tlmočníčku Sašu Brabcovú. Tá vynikala fenomenálnou pamäťou a Havel to niekedy až zneužíval. Hovoril tri minúty, kým Al Gore zneistel a začal pokukovať po tlmočníčke. Tá pokojne sedela a čmárala si do bloku akési kliky háky, ktorým  rozumela iba ona. Po štyroch minútach sa Al Gore začal rozhliadať po prezidentových spolupracovníkoch s jasným výrazom „čo to má znamenať“. Túto reč si predsa nikto nemôže zapamätať! Pohľadmi a gestom sme ho upokojili, že všetko je v poriadku. Asi po 6 minútach prezident skončil a otočil sa na Sašu. Tá sa nadýchla a úplne plynulo a verne preložila do angličtiny prezidentovu nekonečnú reč. Al Gore na ňu užasnuto hľadel a keď skončila, začal tlieskať a dával najavo obdiv k jej schopnostiam.

 

Pri rozhovore svoje slová neadresujeme tlmočníkovi, ale hosťovi. Pozeráme sa naňho, počúvame ho aj keď hovorí tlmočník, pretože on je náš partner; tlmočník je iba nástroj našej komunikácie. S tlmočníkom sa pri rokovaní nepúšťame do žiadneho rozhovoru, a ani sám tlmočník sa nemôže zapojiť do rozhovoru.

Pri večeri so španielskym kráľom Juanom Carlosom sedela medzi kráľom a prezidentom tlmočníčka. Bola to temperamentná a veľmi výrečná dáma a keď Carlos začal prezidentovi rozprávať, že tento rok strávil dovolenku vo svojej rezidencii na Kanárskych ostrovoch, tlmočníčka pozabudla na svoju úlohu a spontánne sa spýtala: „Aj ja som bola tento rok na Kanárskych ostrovoch, chodím tam často. Aké ste mali počasie?“Juan Carlos zdvorilo odpovedal, a tak sa medzi ním a tlmočníčkou rozvinula debata. Prezident Havel sa iba placho prizeral a neodvážil sa prerušiť ich rozhovor.

 

Tlmočník sedí pri rokovaní po ľavici vedúceho delegácie, mierne vzadu, aby neprekážal vzájomným pohľadom členov delegácie. Počas stolovania tlmočník neje, aby mohol tlmočiť, sedí pol metra od stola, za chrbtom oboch hlavných osôb, ktorým tlmočí, tak aby im hovoril priamo do ucha a oni na seba stále videli.

Ak sa vedúci delegácií rozhodnú, že nechajú tlmočiť iba prípitky a potom sa spolu budú rozprávať sami, tlmočník sa po preložení prípitku odoberie na miesto pri stole, ktoré mu podľa zasadacieho poriadku patrí, a zúčastní sa na bankete. V aute si tlmočník sadá na predné sedadlo vedľa vodiča.

Je vhodné pripraviť salónik s ľahkým občerstvením, kde si VIP môže po príchode alebo po rokovaní odpočinúť, prípadne sa poradiť so svojou delegáciou pred tlačovou konferenciou.

Významného hosťa zvyčajne víta hlavný predstaviteľ na prahu svojho úradu, ale ak ide o výnimočnú návštevu, víta ju už na letisku. Bežné návštevy môže pri vstupe do budovy úradu privítať vedúci úradu a hlavný hostiteľ ich očakáva až v zasadacej miestnosti. Ak VIP sprevádzame po našej inštitúcii, ako prvý vstupuje do dverí pracovník protokolu, ktorý návštevu vedie, nasleduje VIP a až potom hostiteľ. Významnú osobu hostiteľ vždy uvádza do ďalších priestorov.

Hneď po usadení oboch delegácií podávame kávu a čaj, aby obsluha nerušila ďalší priebeh rokovania. Obslúžime najskôr najvyššie postavenú ženu, potom ostatné ženy, mužov a nakoniec hostiteľa. Ak sú prítomní iba muži, prvého obslúžime hlavného hosťa (sedí oproti hostiteľovi alebo po jeho pravici), potom členov delegácie hosťa, členov domácej delegácie a nakoniec hostiteľa. Bežnejšie je servírovať obom stranám naraz početnejšou obsluhou (podľa počtu účastníkov), v tom prípade zachováme iba symboliku prvého a posledného obslúženého. Obidva nápoje by mali byť pripravené na podnose, obsluha zozadu obíde hosťa a z pravej strany mu podnos ponúkne; hosť očami alebo gestom ukáže na šálku, ktorú si želá. V tej chvíli už rozpráva vedúci hostiteľskej delegácie, a preto otázky typu „…a dáte si mlieko?“, narušujúce sústredenie oboch delegácií, vynecháme. Toto je tiež dôvod, prečo musia byť mlieko a cukor pripravené na stoloch ešte pred príchodom delegácií.

Obsluha musí byť diskrétna, tichá a rýchla. Sekretárka by mala vedieť, že aj keď pre ňu je ponúknutie kávy francúzskemu ministrovi mimoriadny zážitok, hostia si nesadli za stôl kvôli káve – tá tvorí iba rituálny kolorit rokovania. Usadení v kresle a na pohovke držíme tanierik v ľavej ruke, pravou uchopíme šálku a napijeme sa, ľavou rukou potom vraciame tanierik so šálkou na stôl.

Hostiteľ otvára rokovanie privítaním, predstavením členov hostiteľskej delegácie a načrtnutím tém rozhovoru. Potom odovzdá slovo hosťovi a nasleduje striedavá výmena stanovísk. Ostatní členovia delegácie nevstupujú do rozhovoru, ak ich vedúci vlastnej delegácie priamo nevyzve. Rokovanie ukončuje pracovník protokolu, keď potichu vstúpi do miestnosti a ostane stáť pri dverách, čím dáva najavo, že čas vyhradený na rokovanie vypršal.

Ak nasleduje tlačová konferencia, hostiteľ s hlavným hosťom počkajú, kým sa obidve delegácie presunú do sály, aby vstúpili ako poslední. Či už sedia, alebo stoja, hosť je vždy po hostiteľovej pravej ruke. Podľa toho sú umiestnené aj štátne vlajky. Hostiteľ si berie slovo ako prvý, po ňom hovorí hosť.

Môže nasledovať odovzdanie darov, podpis do kroniky mesta, prípadne fotografovanie, ale vždy sa musí dodržať presný časový harmonogram návštevy.

Dary hosťovi nedávame do rúk, ale ukážeme ich na stole, kde sú vystavené. Ak ide o regionálne špeciality, vysvetlíme hosťovi, o čo ide, a poverený pracovník ich prv, než hosť zíde dolu schodmi, odnesie do auta.

Menej významných hostí odprevadí hostiteľ na prah svojho sekretariátu, kde sa ich ujme asistentka a odprevadí ich von. Významné návštevy hostiteľ odprevadí až k východu z budovy, kde sa rozlúči. Ak hostiteľ sprevádza VIP pri návšteve mesta alebo regiónu, a po dohode s protokolom cestuje v aute VIP, sedí na ľavom zadnom sedadle a VIP má po svojej pravej ruke. Ak sprevádza návštevu vo vlastnom aute, zaradí sa do kolóny vozidiel za auto ochranky, ktoré nasleduje za autom VIP. Ak nejde o chránenú osobu a o dopravu sa má postarať hostiteľ, v prvom aute ide hlavný hosť s hostiteľom, v druhom manželka hosťa s manželkou hostiteľa (hosť vždy na pravom zadnom sedadle, hostiteľ na ľavom zadnom sedadle, tlmočník vedľa vodiča). Tretie auto patrí najvýznamnejším členom sprievodu z oboch strán atď. Do hotela už hostiteľ hosťa neodprevádza, ak by to chcel urobiť, rozlúči sa s ním v hotelovej hale, nikdy ho neodprevádza do izby.

Niekedy sa návšteva zoznamuje s naším regiónom celý deň alebo aj niekoľko dní. V takom prípade jej poskytneme čestný sprievod z radov vedúcich pracovníkov úradu. Jeho členovia sa budú starať o hosťovo pohodlie. Tento sprievod, nie hlavný predstaviteľ, sa potom s návštevou rozlúči na letisku či pri odchode z regiónu. Ak je hlavný hosť žena, prípadne ak hosťa – muža sprevádza manželka, musí byť aj v sprievode z našej strany žena. Ako výraz mimoriadnej priazne môže najvyšší predstaviteľ poskytnúť návšteve na cestu po regióne či na letisko svoje auto.

Banket na počesť VIP

      Ak organizujeme obed alebo večeru, okrem úpravy stola a zasadacieho poriadku venujeme veľkú pozornosť výberu menu. V prípade zahraničného hosťa nám kancelária ústavného činiteľa alebo veľvyslanectva poskytne informácie o jedlách, ktoré nemožno podávať či už kvôli diéte, alergii, alebo z rituálnych dôvodov. Izraelská delegácia musí mať k dispozícii košer jedlo a nápoje, moslimovia nemôžu mať na stole bravčové mäso či alkoholické nápoje. Niektoré VIP a členovia ich sprievodu môžu byť vegetariáni.

Slávnostná večera na počesť singapurskej delegácie. Na stole leží hlavný chod, hosťom chutí a konverzácia sa obráti na jedlo. „Čo to jeme?“ pýta sa jeden z hostí. „Králika, zdravé a ľahké biele mäso, česká špecialita,“ odpovedá jeden z členov českej delegácie. Na tvárach Singapurčanov sa objavuje úľak, rozladenie, rozpaky. Nenápadne odkladajú príbory. Až dodatočne sa česká delegácia dozvedela, že králik je v Singapure domáce zvieratko, asi ako naša mačička…

 

Ponuka „českého jedla“ môže hostí zaskočiť. Nevedia si pod ním nič konkrétne predstaviť (česká kuchyňa nemá charakteristické znaky ako čínska, thajská, talianska alebo francúzska, skladá sa z prevzatých a upravených receptov) a ak zo zdvorilosti súhlasia, čoskoro zistia, že prikývli na hutný pokrm, z ktorého sa budú dva dni spamätávať. Buďme ohľaduplní a napriek snahe ukázať niečo „originálne české“ sa toho v prípade jedla vyvarujme. Čo sa týka stolovania, platia rovnaké pravidlá ako pre blanket. Texty prípitkov by mali byť vopred preložené a pripravené pre každého hosťa pri vytlačenom menu. Pri jednoduchších návštevách stačí preklad tlmočníkom, ale dvojjazyčné menu bude na stole v každom prípade.

Zdroj: Ladislav Špaček – Veľká kniha etikety

Zdroj: peterbetyar.com, Obrázok: https://www.pexels.com